Tietosuojaseloste
Tämä tietosuojaseloste koskee henkilötietoja, joita Ruukkigolf-yhteisö käsittelee toiminnassaan. Yhteisöön kuuluvat Ruukkigolf ry sekä JC Ruukkigolf Oy.
Golfin pelaamiseen liittyen pelaajasta ja pelaamisesta kertyy mittava määrä tietoja eri järjestelmiin. Tietoja käytetään esimerkiksi peliaikojen varaamiseen, pelioikeuksista huolehtimiseen, jäsenyyden ja osakkuuksien hallintaan.
Tämä tietosuojaseloste sisältää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679, ”GDPR”) 30 artiklan mukaisen selosteen henkilötietojen käsittelytoimista.
Rekisteriselosteen sisältö
1. Rekisterinpitäjä
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö
3. Rekisterin nimi
4. Mihin henkilötietojasi käytetään
5. Millaisia henkilötietoja sinusta keräämme
6. Säännönmukaiset tietolähteet
7. Miten käytämme evästeitä
8. Kenelle luovutamme henkilötietojasi
9. Siirrämmekö henkilötietojasi EU-alueen ulkopuolelle
10. Kuinka kauan tietojasi säilytetään
11. Miten henkilötietojasi suojataan
12. Sinun oikeutesi asiakkaanamme
13. Voidaanko tätä tietosuojaselostetta muuttaa
Yhteisinä rekisterinpitäjinä toimivat JC Ruukkigolf Oy (Y-tunnus 0659117-1) (yhtiö) ja Ruukkigolf ry (Y-tunnus 3041183-9) (yhdistys) tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Henkilötietojen käsittelyssä käytettävien alihankkijoiden valinnasta, valvonnasta ja muusta hallinnoinnista vastaa yhtiö.
Osoite: Hiekkamäentie 100, 10420 Pohjankuru
Sähköposti: toimisto@ruukkigolf.fi
Nina Sampakoski
email: nina.sampakoski@ruukkigolf.fi,
tel. 044 359 745
Ruukkigolf Ry:n jäsenrekisteri
JC Ruukkigolf Oy:n osake- ja osakasluettelo
Jäsen- ja osakassuhteiden, vieraspelaajien sekä golfin green cardin suorittaneiden hallintaan tarkoitetut rekisterit. Rekisteröityinä ovat itse jäsentietonsa antaneet jäsenet, osakkeenomistajat, vieraspelaajat ja erilaisissa promotilaisuuksissa yhteystietonsa antaneet potentiaaliset uudet asiakkaat sekä golfin green cardin suorittaneet.
- Asiakas-, jäsen- ja sidosryhmäsuhteen hoito, analysointi ja kehittäminen
- Tuotteiden ja palveluiden tarjoaminen ja kehittäminen
- Tilausten toimitus, käsittely ja arkistointi
- Analytiikka ja tilastolliset tarkoituksiin
- Asiakas- ja jäsen- ja markkinointiviestinnän toteuttaminen ja seuranta.
- Asiakaspalautteen sekä asiakaskyselyjen ja –tutkimusten tulosten käsittely, analysointi ja tilastointi.
- Väärinkäytösten ja ongelmatilanteiden ehkäisy ja selvittäminen.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on jokin seuraavista
- henkilön suostumus
- sopimus
- lakisääteinen velvoite
- oikeutettu etu
Golfin pelaamiseen liittyvien palvelujen tuottamiseksi yhteisrekisterinpitäjien on käsiteltävä yhdistyksen jäseniä, yhtiön osakkaita sekä palveluiden käyttäjien henkilötietoja.
Seuraavassa taulukossa on lueteltu henkilötietoja sisältävät rekisterit, rekisterin sisältämien tietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperusteet:
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja ja niiden muutostietoja:
| Henkilötietorekisterin nimi | Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus | Käsittelyn oikeusperuste |
| Ruukkigolf ry:n jäsenluettelo | Ylläpitää jäsenrekisteriä yhdistyslain 11 § mukaisesti. Jäsensuhteiden hoito | Lakisääteinen velvoite Sopimus |
| JC Ruukkigolf Oy:n osakeluettelo | Osakeluettelon hallinta ja ylläpito | Lakisääteinen velvoite |
| Varausrekisteri | Golf-palvelujen tuottaminen ja asiakassuhteen hallinnointi Kentän varausten ja peliaikojen hallinta Yhdistyksen ja yhtiön toiminnan kehittäminen (tilastollinen käsittely) | Sopimus Oikeutettu etu |
| Kilpailurekisteri | Kilpailutoiminnan toteuttaminen ja hallinnointi | Sopimus Oikeutettu etu |
| Työntekijätietojen rekisteri | Työsuhteiden hoito ja hallinnointi | Lakisääteinen velvoite Sopimus |
| Verkkosivujen käyttörekisteri | Verkkosivujen käytön seuranta (tilastollinen käsittely) | Sopimus Oikeutettu etu (välttämättömät evästeet) |
Asiakkaan perustiedot
- nimitiedot
- yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot)
- sukupuoli
- syntymäaika
- yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden ammattia tai asemaa työyhteisössä koskevat tiedot
- asiakkaan yksilöivät tunnisteet
- henkilötunnus
- asiakasnumero
- rekisterinpitäjän palveluja koskevat rekisteröitymistiedot (esim. verkkokaupan ja taustajärjestelmäpalvelun käyttäjätunnukset ja salasanat)
- markkinoinnin kohdentamisessa käytettävät tunnisteet
Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen sekä palveluiden ja sisältöjen käyttämiseen liittyvät tiedot, kuten:
- ostamista koskevat tiedot, kuten ostettuja tuotteita ja palveluita koskevat tiedot, mukaan lukien tuotteiden takuutiedot, sekä maksamista, laskutusta ja perintää koskevat tarpeelliset tiedot, kuten luottokorttitiedot
- tuotteiden käyttöön liittyvät tiedot
- palautteet ja reklamaatiot
- tapahtumien ja koulutuksiin osallistuneiden tiedot
- sijaintitiedot (jos asiakas on tätä varten antanut nimenomaisen luvan)
- rekisterinpitäjän sähköisten palveluiden ja sisältöjen käyttöä koskevat selailutiedot ja muut tiedot, mukaan lukien rekisteröidyn selaimen rekisterinpitäjän palvelimelle lähettämät tekniset tiedot (IP-osoite, selain) sekä rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet ja niihin liittyvät tiedot, mikäli evästeisiin liitetään henkilötietoja
- markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, niiden hyödyntäminen ja niiden yhteydessä annetut tiedot sekä suoramarkkinointiluvat ja –kiellot
- asiakaspalvelupuhelujen taltioinnit sekä asiakaspalveluun liittyvät sähköposti- ja verkkokeskustelut esimerkiksi sosiaalisen median kanavissa.
Henkilötietojen henkilötietoryhmät ja -tyypit sekä niiden sijainti
Rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia henkilötietoryhmiä ja henkilötietotyyppejä seuraavasti:
| Henkilötietorekisterin nimi | Rekisteröitävät henkilötietoryhmät ja henkilötietotyypit | Henkilötietojen sijainti |
| Ruukkigolf ry:n jäsenluettelo | Jäsenen henkilötiedot (etunimi, sukunimi, syntymäaika, sukupuoli) Kotipaikkatiedot (katuosoite, postinumero, postitoimipaikka) Yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite) “Golf”-tiedot (tasoitus, Green card suoritettu, salli tietojen näyttäminen muille seuroille, salaa nimi varauksessa) Lisätiedot (vapaamuotoinen teksti) | verkon yli tarjottava palvelu työasema |
| JC Ruukkigolf Oy:n osakeluettelo | Osakastiedot (osakenumero, nimi, syntymäaika tai Y-tunnus, yhteystiedot, kotipaikka, yhtiöjärjestyksen mukainen tieto osakkeen haltuunotosta) | verkon yli tarjottava palvelu työasema |
| Varausrekisteri | Varaukseen liittyvät tiedot (aikaleimat kuten esimerkiksi lähtöaika, varauksen tila) Varaajan tiedot (nimi, jäsennumero) Pelaajan tiedot (nimi, jäsennumero, seura) Pelioikeustyyppi | verkon yli tarjottava palvelu työasema |
| Kilpailurekisteri | Kilpailijan tiedot (nimi, syntymäaika, matkapuhelin, sähköpostiosoite, sukupuoli, seura, tasoitus, sarja, lisenssit, aikaleimat) Kilpailutiedot (tulokset, valokuvat, golfauton käyttöoikeus) | verkon yli tarjottava palvelu työasema |
| Työntekijätietojen rekisteri | Työntekijän tiedot (nimi, osoitetiedot, sosiaaliturvatunnus, yhteystiedot) Palkkatiedot ja palkan määräytymisen tiedot (palkanmaksun edellyttämät tiedot kuten esimerkiksi perus- tai tuntipalkka, ennakonpidätysprosentti, tehdyt työtunnit) | verkon yli tarjottava palvelu työasema |
| Verkkosivujen käyttörekisteri | Verkkosivuston käyttöön liittyvät tiedot (käyttäjien määrä, istunnon tilastot, arvioitu maantieteellinen sijainti, selaimen ja laitteen tiedot) | verkon yli tarjottava palvelu työasema |
Verkon yli tarjottavalla palvelulla tarkoitetaan palvelua, jossa tietoteknisiä resursseja, kuten tallennuskapasiteettia ja sovelluksia, käytetään tietoverkkojen välityksellä. Yhteisrekisterinpitäjät hankkivat palvelun alihankkijalta (henkilötietojen käsittelijältä). Palvelussa henkilötiedot sijaitsevat pääsääntöisesti alihankkijan hallitsemissa teknisissä järjestelmissä.
Työasemalla tarkoitetaan tilannetta, jossa henkilörekisteri sijaitsee tai tietoja käsitellään työasemassa sijaitsevalla ohjelmistolla.
- Asiakkaaseen liittyviä tietoja kerätään asiakkaalta itseltään sopimuksen tekemisen yhteydessä, verkkopalvelun omat tiedot -osiossa, tuotteiden ja palvelujen käytön yhteydessä, asiakaspalvelun yhteydessä sekä asiakkaan osallistuessa tuote- ja palvelukehitykseen, tutkimuksiin tai kyselyihin.
- Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yritysten muista rekistereistä sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten väestötietojärjestelmästä ja muista vastaavista rekistereistä.
- Käytämme evästeitä (”cookies”) ja muita vastaavia tekniikoita, kuten selaimen paikallista varastoa (“local storage”) palveluidemme tarjoamiseen ja kehittämiseen. Käytämme evästeitä myös sisällön yksilöimiseen ja mainonnan kohdistamiseen. Evästeiden avulla voimme muun muassa tarjota paremmin ajantasaisia ja yksilöllisiä palveluja näyttämällä käyttäjän kiinnostuksen kohteisiin perustuvaa sisältöä. Niiden avulla myös mahdollistetaan esimerkiksi sisäänkirjautuminen ja todennus, henkilökohtaisten asetuksien ja määrityksien tallentaminen sekä sivustojemme toiminnan analysointi. Käyttäessäsi verkkopalveluitamme ne keräävät esimerkiksi seuraavia tietoja: IP-osoitteen, mitä linkkejä käytät, mitä mainoksia tai muita sisältöjä olet katsonut, miltä sivulta tulet ja millä vierailet, selailun ajankohdan, selaimesi tai sovelluksen tyypin ja muita vastaavia tietoja.
- Evästeiden käyttöä voit säädellä esimerkiksi selaimien hallintotoiminnoista. Lisätietoja evästeistä on kunkin selaimen tietosuoja- tai ohjedokumentaatiossa. Tietyt palveluiden ominaisuudet määräytyvät evästeiden mukaan, joten evästeiden estäminen ja poistaminen (selain ja muut valinnat) saattavat vaikuttaa heikentävästi kyseisen verkko- tai mobiiliapplikaatiopalvelun toiminnallisuuteen ja käyttökokemukseen.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa ainoastaan kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa sekä toimivaltaisten viranomaisten edellyttämällä tavalla. Rekisterinpitäjä saattaa jakaa henkilötietojasi tarkkaan harkittujen kolmansien osapuolten kanssa yhteisiin tai itsenäisiin suoramarkkinointitarkoituksiin. Tietoja voidaan jakaa kyseisiin tarkoituksiin vain silloin, kun kolmannen osapuolen suunniteltu käyttötarkoitus ei ole ristiriidassa tässä Rekisterinpitäjän tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten kanssa.
Rekisterinpitäjä voi jakaa Rekisterinpitäjän tapahtumiin osallistuvien henkilötietoja harkintansa mukaan muille kyseisen tapahtuman osallistujille, mikäli se on tapahtuman luonteen vuoksi asianmukaista.
Rekisterinpitäjä voi siirtää tietoja asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen omaan suoramarkkinointirekisteriinsä lain sallimissa rajoissa.
Rekisterinpitäjä saattaa jakaa henkilötietojasi palveluita suorittaville kolmansille osapuolille. Näitä palveluita voivat olla esimerkiksi asiakaspalvelu, ohjelmistopalvelut, tutkimustoiminta, markkinointi ja tapahtumien tuottaminen. Rekisterinpitäjä saattaa jakaa henkilötietojasi maksujen perimiseksi tuotteista ja palveluista, ja se voi esimerkiksi siirtää tai myydä maksamattomat laskut perintäpalveluja tarjoaville kolmansille osapuolille.
Henkilötietojesi suojaaminen on meille tärkeää, minkä vuoksi se emme salli kyseisten osapuolten käyttää tietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin kyseisten palvelujen tarjoamiseen, ja se edellyttää osapuolilta käyttäjän henkilötietojen suojaamista tämän tietosuojaselosteen sekä soveltuvan lainsäädännön mukaisesti
Muihin kuin edellä mainittuihin tarkoituksiin henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta. Rekisterinpitäjä on kuitenkin oikeutettu lainsäädännön sallimin tavoin luovuttamaan henkilötietoja esimerkiksi liiketoiminnan myyntiin liittyvissä tilanteissa. Lisäksi rekisterinpitäjä voi luovuttaa tietoja mm. tilastointi- ja analysointitarkoituksiin siten, etteivät luovutettava tiedot ole yhdistettävissä yksittäiseen henkilöön.
Suomen Golfliitto ry
Rekisterinpitäjä luovuttaa keräämiään henkilötietoja Suomen Golfliitto ry:lle, joka on Euroopan Golfliiton (EGA) alainen virallinen tasoitusta ylläpitävä toimija.
Tiedot synkronoidaan säännöllisesti Suomen Golfliiton seurojen jäsenten, toimihenkilöiden sekä golfin Green Cardin suorittaneiden hallintaan tarkoitettuun keskusrekisteriin – ”eBirdie-palveluun” –, jossa rekisteröityinä ovat henkilötietonsa golfseuralle (eli yhdistykselle) antaneet seuran jäsenet. Yhdistys syöttää keskusrekisteriin myös Green Cardin suorittaneiden tiedot.
Golfliitto toimii sille luovutettujen tietojen osalta henkilötietojen rekisterinpitäjänä. Liitto käsittelee sille luovutettuja tietoja liiton sivuilta löytyvän tietosuojaselosteensa mukaisesti. Liitto käyttää tietoja muun muassa asiakaspalveluun, lajin ja toimialan kehittämiseen sekä markkinointiin.
Golfliitto voi luovuttaa rekisteristään henkilötietoja esimerkiksi kotimaisille ja ulkomaisille golfseuroille vieraspelaamisen asiakassuhteen hoitoa varten kilpailu- ja seurahallintajärjestelmien kautta, Otavamedia Oy:lle Golflehden, sen lukijatutkimusten sekä muiden mahdollisten Otavamedian Golfliiton jäsenille tarjoamien lehtien jakelua varten
Golfliiton keskusrekisteriin toimitetaan vähintään seuraavat tiedot: nimi, syntymäaika (henkilötunnus), sukupuoli, yhteystiedot, tasoitus ja tasoituskierroksen tulokset, kotiseura, jäsenen tila (aktiivinen/passiivinen), pelioikeus (osakas/pelioikeuden haltija), lehden tilaustieto (paperilehti, digilehti), pelikierrokset ja tulokset.
Suomen Golfliitto. Tietosuojaseloste.
https://golf.fi/seuroille/golfliitto/tietosuojaseloste/
Kultakortti-järjestelmä
Kultakortti.fi -ohjelmistoon rekisteröityy kortin haltijoiden nimi, sähköpostiosoite, valokuva sekä tieto osakkuudesta (eli osakkaan pelioikeudesta). Yhtiö syöttää edellä kuvatut tiedot järjestelmään.
Kultakortti-järjestelmän sisältämiä henkilötietoja käsitellään suljetussa järjestelmässä luottamuksellisesti, eikä niitä luovuteta järjestelmään kuulumattomille tahoille tai käytetä kaupallisiin tarkoituksiin.
Google Analytics
Verkkosivuston käytön seurantaan käytetään Google Analytics 4 (GA4) -palvelua. Palvelua käytetään lähtökohtaisesti sen oletusasetuksilla.
Lisätietoa palvelusta ja sen ominaisuuksista löytyy verkko-osoitteesta https://support.google.com/analytics#topic=14090456
Rekisterinpitäjä saattaa palveluja tarjotessaan käyttää eri puolilla maailmaa sijaitsevia resursseja ja palvelimia. Rekisterinpitäjä saattaa siten siirtää henkilötietojasi palvelujen käyttömaan ulkopuolelle ja mahdollisesti myös EU-alueen ulkopuolisiin maihin, joiden tietosuojalainsäädäntö on erilainen.
Näissä tapauksissa Rekisterinpitäjä varmistaa, että tietojen siirrolle on olemassa oikeusperusta ja että käyttäjän henkilötiedot suojataan esimerkiksi käyttämällä (tarvittaessa) asianmukaisten viranomaisten hyväksymiä vakiosopimuksia ja edellyttämällä asianmukaisten teknisten ja muiden tietosuojatoimien noudattamista
Säilytämme tietojasi vähintään asiakassuhteen keston ajan. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen säilytysaika riippuu tiedosta ja sen käyttötarkoituksesta. Esimerkiksi tuntemistietojasi säilytetään viisi vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen, ja potentiaalisten asiakkaiden tietoja säilytetään pääsääntöisesti kuusi kuukautta tietojen keräämisestä. Noudatamme lakisääteisiä velvoitteita tiedon säilyttämisessä.
Pyrimme pitämään hallussamme olevat henkilötiedot oikeina ja ajantasaisina poistamalla tarpeettomia tietoja sekä päivittämällä vanhentuneita tietoja. Kehotamme sinua kuitenkin aika ajoin tarkastamaan tietojesi ajantasaisuuden.
Suojaamme henkilötietosi erittäin huolellisesti käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvakeinoja. Tällaisia keinoja ovat muun muassa ennakoiva ja reaktiivinen riskienhallinta, palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen sekä kulunvalvonnan ja turvallisuusjärjestelmien käyttö, turvallisuussuunnittelu, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen varmistaminen koulutuksilla ja arvioinneilla sekä alihankkijoiden huolellinen valinta. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme asianmukaisesti.
Olemme sitoutuneet tietosuoja-asetuksen mukaiseen tietojen käsittelyyn ja tarjoamme käyttäjillemme seuraavia valintoja ja hallintamahdollisuuksia tietosuojaan liittyen:
Suoramarkkinointikielto
Käyttäjällä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme.
Tietojen tarkastaminen
Käyttäjällä on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Käyttäjän pyynnöstä oikaisemme, poistamme tai täydennämme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot. Käyttäjä voi päivittää ja/tai tarkastaa henkilötietonsa ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme.
Evästeiden estäminen
Käyttäjällä on mahdollisuus estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa palveluidemme toiminnallisuuteen.
Evästeiden tyhjentäminen
Käyttäjä voi tyhjentää evästeet selaimen asetuksista. Tyhjentämällä evästeet säännöllisin väliajoin käyttäjä vaihtaa tunnistetta, jonka pohjalta käyttäjästä muodostuu profiili. Evästeiden tyhjentäminen ei kuitenkaan lopeta kokonaan tiedon keruuta, vaan pikemminkin nollaa aikaisempiin käyttäytymistietoihin pohjautuvan profiilin.
Suostumus sijaintitietojen käyttöön
Käyttäjä voi antaa suostumuksensa sijaintitietojen käyttöön päätelaitteen ja sovelluksen asetuksista. Asetusten avulla käyttäjä voi myös peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa.
Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojalauseketta ilmoittamalla siitä palveluissamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojalausekkeen sisältöön säännöllisesti.